XUẤT PHÁT ĐIỂM: Trong hoạt động đầu tư xây dựng và sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp luôn xuất hiện 2 nhu cầu cơ bản sau về lưu trữ hồ sơ, tài liệu:
1. Yêu cầu về lưu trữ hồ sơ dự án:
Khi hoàn thành dự án đầu tư xây dựng công trình, hồ sơ tài liệu bao gồm các giai đoạn đầu tư xây dựng như: khảo sát sơ bộ - lập dự án đầu tư - khảo sát chi tiết – thiết kế - xây dựng – hoàn công – nghiệm thu – đưa vào sử dụng… Các tài liệu đã được in ra làm nhiều bộ, lưu trữ trong thư viện trong thời gian dài (hàng vài chục năm).
2. Lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ trong nội bộ doanh nghiệp:
Một doanh nghiệp hoạt động, hàng ngày có thể phải tiếp nhận, gửi đi hoặc xuất bản nhiều loại hồ sơ tài liệu như: công văn, hợp đồng, hồ sơ kinh tế kỹ thuật… liên quan đến các đối tác khách hàng bên ngoài doanh nghiệp. Mặt khác, trong nội bộ doanh nghiệp cũng ban hành rất nhiều các quy định, quy trình, tài liệu nội bộ. Tất cả các tài liệu đó cần phải được ghi nhận, lưu trữ, tìm kiếm dễ dàng để tham khảo, khai thác sử dụng.
I - Những hạn chế của lưu trữ cứng truyền thống
- Tốn không gian và diện tích lưu trữ; cần đầu tư trang thiết bị tốn kém
- - Cần huy động đáng kể nguồn nhân lực có chuyên môn về văn thư, lưu trữ, thư viện…
- - Không đảm bảo tuổi thọ của sản phẩm hồ sơ tài liệu: theo thời gian, điều kiện lưu trữ không được tốt, khí hậu nóng ẩm, tài liệu giấy sẽ nhanh chóng hư hại, xuống cấp.
- - Việc khai thác, tìm kiếm, tra cứu cũng sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn kém nguồn nhân lực.
Từ các lý do trên, Công ty Gamma NT giới thiệu giải pháp xây dựng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ NỘI BỘ (E-Library) với phần mềm GOLIB (Gamma Online LIBrary) sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục các tình trạng trên.
II - Các chức năng cơ bản của GOLIB:
1. Lưu trữ bằng công nghệ i-cloud (điện toán đám mây) tất cả các loại hồ sơ, tài liệu dưới dạng:
- các loại file tài liệu (.doc, .xls, .pdf…).
- file đồ họa, bản vẽ kỹ thuật (.dwg, .psd…).
- file ảnh, video (.jpg, .png, .avi, .mp4…)
2. Hệ thống được lưu trữ tập trung, trực tuyến, tốc độ truy nhập cao, dễ dàng truy xuất phục vụ tra cứu, cập nhật…
3. Bảo mật tuyệt đối:
- Bên trong nội bộ: chỉ các thành viên (member) được phân cấp, phân quyền, đúng chức trách nhiệm vụ mới được phép truy xuất dữ liệu trong phạm vi quy định.
- Môi trường bên ngoài: chống truy nhập bất hợp pháp (hack) bằng công nghệ chứng thư số SSL của hãng GlobalSign (Nhật Bản).
4. Khả năng phân cấp, phân quyền:
- Tạo, đăng ký tài khoản theo yêu cầu.
- Các thành viên được phân loại, phân cấp theo chức năng và nhu cầu sử dụng.
- Phân quyền quản trị hệ thống.
5. Thiết kế mở cho khai thác, sử dụng:
- Các tài liệu được thiết lập nhiều thuộc tính khác nhau để dễ dàng tìm kiếm và lọc.
- Báo cáo thống kê toàn hệ thống và từng bộ phận.
- Dễ dàng nâng cấp, mở rộng tính năng theo yêu cầu.
6.Tương thích với mọi loại thiết bị (PC, Laptop, Tablet, Mobile) và các Hệ điều hành: Windows, Linux, iOS, Androi, Safari…
III - Các tình huống nghiệp vụ cơ bản của hệ thống:
Căn cứ vào các quy trình nghiệp vụ của nội bộ từng doanh nghiệp, ứng dụng được phân rã thành các phân hệ (module), đảm bảo thực hiện chức năng nghiệp vụ của công tác lưu trữ, khai thác, sử dụng theo chế độ phân quyền kép: cho người quản trị và người sử dụng. Có thể truy xuất mọi lúc, mọi nơi có kết nối internet.
Phần mềm bao gồm các phân hệ (module) cơ bản sau:
1. Upload (Thu thập và cập nhật): Bao gồm các tình huống sử dụng với nghiệp vụ thu thập và xử lý tài liệu: tiếp nhận tài liệu – khảo sát đánh giá – xử lý dữ liệu – lưu trữ local. Sau đó upload lên hệ thống bằng các công cụ chỉ định trong CMS.
2. View (Xem và tải xuống): tình huống sử dụng với nghiệp vụ tìm kiếm đối tượng lưu trữ. Sau đó xem nhanh trong Tab Nội dung hoặc download xuống. Có thể sử dụng hoặc chỉnh lý tài liệu bằng phần mềm chuyên dụng.
3. Storage (Lưu trữ, sắp xếp): tình huống sử dụng liên quan tới việc quản lý hệ thống kho dữ liệu như tìm kiếm, sắp xếp, đánh số gắn ID, phân loại, lọc dữ liệu,… thực hiện cho truy xuất, tìm kiếm một nhóm dữ liệu theo thuộc tính.
4. Search (Tra cứu trực tuyến): tình huống sử dụng liên quan tới việc tra cứu online thông tin hồ sơ tài liệu đã được chỉnh lý trong môi trường web (sử dụng web browser) dùng cho các thành viên trong đơn vị, mọi lúc, mọi nơi.
5. Report (Báo cáo hiện trạng dữ liệu): Cho phép xuất các loại báo cáo tổng thể toàn bộ kho dữ liệu hoặc từng đơn vị thành phần (như các Phòng, Ban); hoặc thống kê, phân loại theo nhóm thuộc tính nào đó của tài liệu.
6. Usage (Khai thác, sử dụng): tình huống sử dụng liên quan tới quá trình khai thác và sử dụng tài liệu với sự cho phép của admin thông qua phân quyền các thành viên member.
7. Admin (Quản trị hệ thống): Công việc của Super-admin và các admin bao gồm các tình huống sử dụng phân quyền với những người sử dụng các chức năng lưu trữ và việc thiết lập một số các tham số hệ thống.
IV – Đối tượng sử dụng phần mềm:
- Chủ đầu tư, Ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng công trình;
- Các Công ty tư vấn thiết kế, nhà thầu xây lắp;
- Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sau khi đưa dự án đầu tư vào vận hành, khai thác.
V – Những lợi ích có được khi sử dụng GOLIB:
- Thiết lập dễ dàng: Dễ dàng Upload tài liệu, nhanh chóng xây dựng được một thư viện điện tử nội bộ, sử dụng cho mục đích lưu trữ, tìm kiếm, thống kê, khai thác, sử dụng… lâu dài.
- Sử dụng thuận tiện: Lưu trữ tất cả các hồ sơ, tài liệu… dưới dạng tất cả các loại dữ liệu điện tử và có thể truy cập bất cứ lúc nào, ở đâu một cách an toàn, bảo mật. Các Member chỉ cần có smartphone là có thể truy xuất xem và khai thác tài liệu.
- Bảo mật, an toàn: Hệ thống được chống hack và phân cấp, phân quyền.
- Tiết kiệm, hiệu quả: Có thể xây dựng hệ thống với chi phí thấp, lại dễ dàng khai thác sử dụng.
LỜI KẾT:
GOLIB 2.2 được Gamma NT xây dựng trên nền tảng web 2.0, với công cụ asp.net Framework cập nhật mới nhất; hệ quản trị CSDL SQL Server của hãng Microsoft, với độ bảo mật cao, cấu trúc chương trình chặt chẽ.
So với nhiều ứng dụng thư viện đã có, GOLIB 2.2 đạt được sự tinh gọn và tích hợp các tính năng mới nhất của công nghệ web 2.0. Mặt khác, phần mềm cũng được thiết kế với độ mở cao, khả năng tùy biến linh hoạt, cho phép người quản trị có thể chỉnh sửa, bổ sung các hợp phần dữ liệu.
Nhóm tác giả Gamma NT rất mong nhận được đóng góp ý kiến của người dùng trong quá trình sử dụng, để phần mềm ngày càng hoàn thiện hơn.
